Word实用技巧:修订与比较,文章改动看得到

word修订+对比非常实用,尤其多人协作的文档编辑,比如改文章、报告的时候,都必不可少!本文图文详解修订与比较这两个Word实用技巧。

修订

Word实用技巧:修订与比较,文章改动看得到

Word的修订功能,不仅保留更改/删除/插入痕迹,展现更改前后的内容,还能够体现出修订者对原作者的尊敬,保留原作者意志的同时增加自己的意见,而原作者亦可在此基础上斟酌是否接受或拒绝修订。

使用步骤

1、开启/关闭修订模式

Word实用技巧:修订与比较,文章改动看得到

如上图(word2013),点击审阅,左键单击选择修订图标,便进入修订模式;或者点击修订下面的小三角出现下拉菜单后再选择。

其他版本:2010和2007的步骤和布局相同,2003则是工具→修订,如下图

Word实用技巧:修订与比较,文章改动看得到

进入修订模式后,便可以保留所有track——更改文档,先开修订。

2、修订与查看

Word实用技巧:修订与比较,文章改动看得到

上图是修订模式下同一部位的不同显示状态,左侧灰色或红色的作用在于:

1)标记修订位置;

2)明确修订的显示状态——红色(上左图):隐藏状态,此时只显示更改后的内容,便于直接审阅更改后的内容;

灰色(上右图):显示状态,此时显示更改、删除或添加的内容,便于进行更改前后对比。

鼠标左键单击该线条,即可实现两种状态的切换。

3、接受/拒绝和结束修订

显而易见,对于在修订模式下的更改内容而言,无论是删除还是添加,接受是指接受删除或添加,拒绝则是撤销删除或添加内容而保留原内容。操作方式有两种,一是可以直接将光标置于修订处,点击鼠标右键(下左图);二是在菜单栏上进行选择,注意菜单栏中既可以逐条选择,也可以选择全部接受或全部拒绝(下右图)。

Word实用技巧:修订与比较,文章改动看得到

结束修订即取消文档的修订模式,可以直接左键点击菜单栏中的修订(即开启修订处)取消修订,也可以在菜单栏中的接收或拒绝下拉菜单中直接选择“接受所有更改并停止修订”或“拒绝所有更改并停止修订”(上图左)。

注意:

多次修订:重新打开文档(无论是否重新开始新的修订)进行修订时,系统均自动视为新的修订,并自动以不同颜色区分。

字数:修订过程中,删除文字(如前面图中Word实用技巧:修订与比较,文章改动看得到)不计入word文档的字数统计。复制:修订过程中,无法复制删除文字(如前面图中Word实用技巧:修订与比较,文章改动看得到)。

锁定:修订下拉菜单中可选择锁定修订,设置该文档修订保护密码,防止他人取消修订。

比较

Word自带对比操作简单功能实用,主要用于对比同一文档的不同版本之间的差别,或合并同一文档的不同修订版本。

以下面两文档为例:

文档一(作为原文档):

Word实用技巧:修订与比较,文章改动看得到

文档二(作为修订文档):

Word实用技巧:修订与比较,文章改动看得到

操作步骤:

如下图,选择审阅→比较→比较

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弹出下面的对话框↓

Word实用技巧:修订与比较,文章改动看得到

分别浏览选择原文档和修订的文档,点击确定,即显示下述对比结果↓

Word实用技巧:修订与比较,文章改动看得到

保存对比文件后,则生成带有修订标记的原文档,如下图↓

Word实用技巧:修订与比较,文章改动看得到

注意:

对比时,带有修订格式的文档自动视为全部接受修订,及对比修订后的内容。

最后

大家可以参照“—修订—”准备两份修订文稿,看看比较→合并会得出什么结果呢。

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