使用Excel2010的朗读数据功能进行数据校对的方法

如果您从事财务方面的工作,势必会涉及到将书面数据录入到Excel工作表的任务,这种手工输入数据的方式很容易产生错误,为此,Excel为您提供了一种校对手段,也就是朗读数据。

(1)默认情况下,朗读功能的一系列命令并未出现在Excel的用户界面中。在Excel 2010程序窗口的左上方,单击【文件】按钮,以显示后台视图,并单击【选项】按钮,以打开“Excel选项”对话框。

使用Excel2010的朗读数据功能进行数据校对的方法

(2)切换到“快速访问工具栏”选项卡,在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“不在功能区中的命令”,然后,在下方的列表框中选择朗读功能的一系列命令,并使用【添加】按钮,将其逐个添加到右侧的列表框中。

使用Excel2010的朗读数据功能进行数据校对的方法

(3)单击【确定】按钮关闭对话框。在工作表中,选择待朗读的起始单元格,在“快速访问工具栏”中,单击【按列朗读单元格】按钮,然后,单击【朗读单元格】命令,开始朗读。

使用Excel2010的朗读数据功能进行数据校对的方法

(4)如果在朗读校对数据的过程中发现之前的录入错误,可以按【朗读单元格 – 停止朗读单元格】按钮,暂时停止朗读并修改出错的数据,然后,再次按【朗读单元格】按钮,以便继续朗读后面的数据。

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